Integrarea la locul de muncă – Informații pentru companii ce vor angajați serioși, muncitori și loiali

Integrarea noilor angajați la locul de muncă poate părea la prima vedere un proces simplu și ușor de îndeplinit, însă lucrurile nu stau tocmai așa. Venirea lor în companie nu presupune doar întocmirea documentelor de angajare, turul biroului și cunoașterea colegilor de lucru, ci și integrarea adecvată, în așa fel încât să se simtă bineveniți, să-și dorească să rămână și să muncească productiv în firmă. În ultima vreme s-a observat și un trend în angajarea unor muncitori străini, mai ales că românii par să refuze să lucreze sau să mențină un post pentru o perioadă lungă de timp, așa că eforturile angajatorilor pentru integrarea acestora trebuie să fie mult mai profunde. Astfel, este vital ca o companie de succes să aibă o strategie adecvată de integrare a noilor angajați, pentru că doar așa va reuși să creeze echipe puternice, cu personal implicat, motivat și productiv. 

În articolul de mai jos vei descoperi informații utile despre integrarea noilor angajați la locul de muncă, despre cât durează acest proces și care sunt avantajele lui pentru companie, vei ști ce este un plan de integrare la locul de muncă, precum și diferite procedee și metode de integrare a angajaților pentru loializarea și eficientizarea lor.

 

1. Integrarea la locul de muncă a noilor angajați

Multe companii se concentrează foarte mult pe găsirea angajaților perfecți, cărora le oferă diferite beneficii, pe lângă salariile atractive, dar se trezesc că aceștia renunță rapid la locul de muncă pentru că, pur și simplu, nu reușesc să se integreze. Această acțiune de integrare la locul de muncă este una foarte importantă, indiferent că este vorba despre angajați cu contract de muncă individual sau despre angajați prin leasing de personal, un serviciu des întâlnit în țările din vestul Europei, în ultimul timp și în România, și devenit o soluție ideală pentru companiile care au nevoie de personal pentru o perioadă limitată, dar care vor să transfere responsabilitatea și riscurile asociate contractului de lucru către compania de leasing.

1.1. Ce este procesul de integrare la locul de muncă

Procesul de integrare la locul de muncă este numit în engleză ”onboarding”, fiind considerat suma proceselor derulate cu scopul clar de a reuși să integreze optim un nou membru în echipa deja formată. Practic, se dorește ca acest nou angajat să devină conștient și să îmbrățișeze cultura companiei, să devină familiar cu aceasta, să se acomodeze rapid cu postul și să se simtă permanent într-o atmosferă de siguranță. 

1.2. Cât durează perioada de integrare la locul de muncă

Perioada de integrare la locul de muncă a angajaților nu se încadrează într-un anumit standard, ci poate fi diferită de la caz la caz (3 luni,6 sau 12 luni). Specialiștii sunt conștienți că dacă angajații au o experiență neplăcută de onboarding, atunci pot să-și dea demisia, ceea ce nu este de dorit. 

Durata de integrare la locul de muncă se decide la nivel de companie:

• se vor avea în vedere caracteristicile postului ocupat;
• se va ține cont și de experiența pe care angajatul o are într-un post similar;
• se va urmări potențialul pe care angajatul îl are din punct de vedere profesional;
• de asemenea, sunt importante și politicile și procedurile aplicabile în organizație.

Te ajutăm cu angajați în sistem leasing. Solicită o ofertă acum!Te ajutăm cu angajați în sistem leasing. Solicită o ofertă acum!

1.3. Avantajele unei integrări optime la locul de muncă

Scopul final al integrării la locul de muncă este formarea sentimentului de apartenență la firmă, implicit la identificarea cu firma și cu misiunea pe care o are aceasta. Indiferent că este vorba despre angajați cetățeni români sau despre personal din Asia, de exemplu, dornic să muncească în România, avantajele integrării pentru companie sunt numeroase, printre care pot fi enumerate:

• personalul va fi mai loial și nu-și va dori să părăsească firma după angajare;
• se ușurează lucrătorului situația, acesta depășind mai ușor anumite impedimente pe care le întâlnește;
• se oferă angajatului acel sentiment de apartenență și de siguranță;
• se ușurează procesul de adaptare la locul de muncă nou;
• angajatul va ști mult mai bine ceea ce are de făcut și cum să-și îndeplinească atribuțiile;
• se mărește gradul de competitivitate și de cooperare între lucrători. 

2. Planul de integrare la locul de muncă a angajaților

Unele companii încearcă să forțeze angajatul să își îndeplinească atribuțiile încă din prima zi, motivând că pentru asta a fost angajat, dar această presiune bruscă poate duce la sporirea stării de stres și chiar poate deveni traumatizantă, efectele negative observându-se foarte repede în performanțele acestuia. În acest sens, companiile trebuie să se asigure că au pus în practică un plan de integrare riguros, conceput cu atenție și care să se deruleze corespunzător.

Există unii pași obligatorii pentru integrarea și întâmpinarea rapidă a noilor angajați, putând fi amintiți pe scurt următorii:

• Departamentul de HR al companiei trebuie să aibă o strategie bine întocmită referitor la primirea noilor veniți. Se va elabora un plan de primire care va fi distribuit colegilor, cu ce are de făcut fiecare, în așa fel încât să facă mai plăcută sosirea angajatului nou;
• Acesta va primi un tur al companiei, va întâlni oamenii importanți, va fi condus la locul său de muncă și dat în grija unui coleg;
• Sunt realizate actele de angajare, în așa fel încât angajatul să poată să-și înceapă ziua de lucru și să se simtă bine venit;
• Noul angajat nu trebuie ignorat în prima zi, colegii trebuind să discute cu el despre pasiuni și interese comune pentru a-l integra mai ușor. Întrebările nu trebuie să fie prea intime sau prea insistente, deoarece noul venit s-ar putea simți ca la interogatoriu, ceea ce nu este deloc plăcut;
• Pentru început i se vor oferi task-uri simplu de îndeplinit și pe măsură ce angajatul se va obișnui cu noul loc de muncă ele vor fi din ce în ce mai diversificate;
• Feedback-ul trebuie să i se dea din prima zi, înainte de încheierea programului de lucru. Va fi încurajat să spună ce l-a deranjat, cu ce dificultăți s-a confruntat și să ceară ajutor atunci când nu se descurcă. 

Ai nevoie de muncitori asiatici? Recrutăm pentru tine. Contactează-ne!Ai nevoie de muncitori asiatici? Recrutăm pentru tine. Contactează-ne!

2.1. Cerințele esențiale ale unui plan de integrare la locul de muncă

Pentru realizarea unui plan de integrare nu se pot stabili reguli fixe, din păcate, pentru că într-o organizație există posturi diverse, iar angajații au un grad de pregătire diferit. Trebuie să se aibă în vedere prezentarea informațiilor necesare, referitoare la atribuțiile de muncă, la condițiile din companie, a regulilor după care se va desfășura activitatea angajatului. Este important ca salariatul să fie îndrumat bine pentru a se acomoda cu cerințele muncii sale și pentru a depăși dificultățile specifice perioadei de început (se pot folosi persoane special însărcinate cu integrarea angajaților noi, un fel de mentori, de exemplu). În acest sens, integrarea lucrătorilor este facilitata de domnul Nawa Raj Pokharel, consul onorific al Nepalului. În momentul în care există grupuri mari de muncitori nepalezi sau indieni, dumnealui are grijă de inducția angajaților, le explică responsabilitățile job-ului, drepturile și obligațiile și pune accentul pe seriozitatea acestora față de job și de respectul pe care ei trebuie să îl aibă față de angajator și de job. Toate aceste lucruri sunt explicate în Hindu, aceasta fiind înțeleasă de ambele popoare. 

 

Dacă noii angajați au anumite lacune, atunci acestea trebuie identificate și estompate cât mai repede. Foarte important este să li se insufle încrederea în firmă, în propriile aptitudini, în faptul că se vor adapta la exigențele noului loc de muncă. De asemenea, angajatul trebuie să acorde prioritate calității muncii, responsabilităților sale, să-și însușească regulile și comportamentul adecvat pentru a reuși să mențină o atmosferă favorabilă muncii.

 

2.2. Puncte de referință în planul de integrare la locul de muncă

Planul de integrare cuprinde anumite puncte de referință. Pentru început este vorba despre primirea noilor angajați. Este vital ca aceștia să fie primiți cu brațele deschise și să fie acceptați de grup cu toată inima. Astfel, se va realiza o atmosferă plăcută, șeful va anunța ceilalți colegi că noul angajat urmează să sosească, evitând o primire rece și indiferentă. Prima impresie contează foarte mult și contribuie la integrare. În acest scop se pot prezenta sarcinile, responsabilitățile și obiectivele precise care i se vor atribui în firmă, în așa fel încât angajatul va dori să arate ceea ce știe și se va simți util. 

Șeful direct trebuie să ia contact imediat cu angajatul, indiferent că întâlnirea va avea loc la locul de muncă, în biroul de personal sau la conducerea firmei. El va fi responsabil de primirea angajatului nou, de dotarea corespunzătoare a locului de muncă al acestuia, de anunțarea celorlalți colegi referitor la sosirea lui, precizând diverse informații despre acesta. În plus, în prima zi va sta un timp cu noul angajat, ajutându-l să se familiarizeze cu atmosfera, adoptând o atitudine amicală și optimistă. Va urma instruirea generală și transmiterea informațiilor de care acesta va avea nevoie. 

 

În acest sens este vital să nu se transmită informații incomplete, trunchiate, sau să îl supraîncarce cu date inutile, lipsite de importanță. Astfel, se impune a se cunoaște ce informații sunt utile angajatului nou: 

• informații generale cu privire la firmă, indiferent că este vorba despre istoricul acesteia, despre misiune, politică, produse sau despre serviciile oferite;
• informații cu privire la activități și metode de lucru;
• informațiile despre cerințele firmei.

 

Pentru transmiterea acestor informații se pot folosi diferite mijloace: filme, diagrame, diapozitive, dosare etc. 

Nu în ultimul rând, este foarte importantă comunicarea permanentă cu noii angajați. Dacă nu se va purta un dialog adecvat, atunci nu se vor cunoaște problemele cu care se confruntă. Comunicarea trebuie să fie deschisă, angajatul să aibă posibilitatea să-și exprime opiniile fără frică și să pună întrebările dorite. Pe durata comunicării ambii parteneri trebuie să ofere respect și să nu aibă idei preconcepute. 

 

2.3. Dialogul de instruire necesar pentru integrarea optimă la locul de muncă

Dialogul dintre șef și noul angajat trebuie să fie productiv, purtat pe un ton respectuos, optimist și pozitiv. Se vor aborda anumite lucruri, cum ar fi atribuțiile ce-i vor reveni în urma ocupării postului respectiv, care este programul de lucru, care sunt zilele libere și cele de concediu, cum va intra în posesia drepturilor salariale, ce politică are compania cu privire la secretele de serviciu sau anumite probleme confidențiale, care sunt perspectivele de promovare și cum trebuie să abordeze perfecționarea profesională. 

3. Procedee și metode de integrare la locul de muncă

Printre procedeele ce pot fi utilizate pentru o integrare eficientă la locul de muncă se numără: scrisoarea de bun venit, manualul noului angajat, vizita în firmă, ședința de îndrumare, instructajul, film de îndrumare, tutela. 

 

Alegerea metodei optime de integrare se va face în funcție de specificul activității organizației și de scopul angajării. 

• Integrarea directă pe post. Practic, noul angajat va intra direct în pâine, preluând imediat responsabilitățile și atribuțiile postului. Astfel, angajatul se va simți încrezător în utilitatea sa, dar totul depinde foarte mult de implicarea șefului și de mediul social al organizației. Un salariat aflat pe o poziție ierarhică superioară îi va oferi îndrumarea necesară și va comunica permanent cu el pentru a corecta eventualele greșeli sau erori;
• Descoperirea organizației. Angajatul va fi trecut prin toate compartimentele companiei timp de 2-3 luni, perioadă în care își va face propriile consemnări pe care le va discuta ulterior cu conducerea. În funcțiile de aceste discuții se va lua decizia ca angajatul să fie pus într-o funcție sau alta, mai ales dacă este vorba despre personal cu studii superioare;
• Încredințarea unei misiuni. Această metodă stimulează inițiativa angajatului și vizează compartimente precum marketing, publicitate, resurse;
• Instructajul. Această metodă poate să ia forma unei ședințe colective sau a unei întâlniri particulare. 

 

În concluzie, companiile care vor să aibă angajați serioși, muncitori și loiali pentru o perioadă lungă de timp trebuie să se preocupe îndeaproape cu integrarea lor la locul de muncă încă din prima zi, să le creeze condiții de lucru și o atmosferă plăcută și să-i învețe să comunice permanent pentru a exista o armonie perfectă. 

Surse foto: unsplash.com, work-finder.eu