Absenteismul angajaților la locul de munca devine o problema serioasa in ipoteza unei fluctuatii masive de personal fara vreun motiv palpabil. Absenteismul exclude concediile, cazurile de forta majora sau potentiale evenimente neprevazute care necesita prezenta persoanei. Absenta nemotivata constanta poate periclita serios activitatea firmei pe mai multe planuri. Dincolo de pierderile de profit, trebuie luata in calcul si latura umana.
Atunci cand unul sau mai multi angajati lipesc in mod constant, activitatea acestora trebuie suplinita de alti membrii ai echipei. Acest lucru conduce la suprasolicitarea si frustrarea celorlalti angajati, la extenuare si la un nivel scazut de randament. Care sunt factorii principali care determina in mod frecvent lipsa participarii la programul de munca? Cum se calculeaza rata absenteismului si cum poate fi descurajat acest fenomen cu implicatii negative atat pentru angajatori, cat si pentru ceilalti angajati?
1. Absenteismul la locul de munca si principalii factori responsabili pentru fluctuatia de personal
Absenteismul la locul de munca este adesea o cauza de invinuire a angajatului, pusa pe seama dezinteresului sau a autodisciplinei deficitare de viata. In realitate, facand o analiza amanuntita, discutand cu membrii echipei sau primind feedback din partea acestora, angajatorii au ajuns la concluzia ca fenomenul este adesea alimentat de o serie de cauze mult mai profunde.
- Nivel redus de integrare in colectivul firmei
Angajatii veniti dintr-o cultura distincta, precum sunt lucratorii asiatici, pot avea nevoie de o perioada mai mare de acomodare si de adaptare la noul mediu de lucru. Cetatenii asiatici, de exemplu, sunt deosebit de apreciati de angajatori prin firea lor deschisa si toleranta ridicata la stres. Cu toate acestea, trebuie luat in calcul faptul ca provin dintr-un mediu mai putin favorabil, instrumentat de reguli si masuri care nu corespund culturii europene. Din acest motiv, daca ati ales sa dati o sansa lucratorilor proveniti din Asia, atunci oferiti-le facilitatile necesare si un interval corespunzator pentru acomodare cu noile conditii. Pe viitor, acestia vor avea implicare totala, disponibilitate la program prelungit si respect fata de manager.
- Lipsa angajamentului
Absenteismul in acest context este similar cu o contributie zero sau o participare slaba a persoanei la activitatea firmei. Lipsa de motivatie poate avea la baza un cumul de factori printre care: stagnarea profesionala si personala la acel loc de munca, lipsa oportunitatilor de avansare, neglijarea drepturilor prevazute prin lege sau contract, ignorarea nevoilor de baza de catre angajator, un climat toxic in cadrul echipei si lista continua. Un angajat care simte ca nu este apreciat sau care considera ca performantele sale nu sunt rasplatite corespunzator va avea o motivatie scazuta de a-si continua activitatea..
- Leadership slab
Un sef de echipa cu exces de zel ce impune unele masuri exagerate ar putea unul dintre factorii care duc la rarefierea echipei. Daca rata fluctuatiei intr-o anumita perioada ridica semne de intrebare, poate ar fi momentul sa reevaluati procedura de conducere si oamenii investiti sa managerieze echipa. De multe ori, oamenii tind sa-si paraseasca mai degraba sefii decat locul de munca. Angajatii au inceput sa puna mai mult accent pe oportunitati profesionale, perspective de avansare si respectul din partea sefilor decat pe partea salariala.
- Suprasolicitare mentala sau/si fizica
Sentimentul de suprasolicitare sau de epuizare la locul de munca mai poarta numele de burnout. Desi acesta este trecut de obicei cu vederea sau pus pe seama unei oboseli temporare, burnout-ul vulnerabilizeaza puterea de concentrare, randamentul si productivitatea angajatilor. In consecinta, acestia se vor putea simti frustrati de rezultatele slabe si de mustrarile din partea directorilor. De aici si pana la concedii medicale prelungite nu mai este decat un pas.
- Climatul toxic sau conflictele la locul de munca
Conflictele ocazionale pot fi un semn bun, chiar daca suna paradoxal. Discutiile contradictorii pot indica interesul din partea angajatilor de a face tot posibilul pentru ca firma sa-si poata atinge obiectivele si deadline-urile. Totusi, daca dialogurile contradictorii se transforma in obisnuinta si iau amploare, atunci trebuie intervenit in timp real. In caz contrar, angajatii s-ar putea simti intimidati, hartuiti, afectati din punct de vedere mental, transformand compania intr-un mediu neproductiv. Cu timpul, oamenii ar putea fi tentati sa apeleze la tot felul de scuze pentru a evita contactul cu persoanele problematice.
- Ignorarea problemelor de sanatate contagioase
Bolile inofensive precum racelile sau gripele pot sa apara pe fondul unei imunitati scazute ca urmare a stresului la locul de munca. Desi simptomele acestor afectiuni sunt usor de suportat si nu il impiedica pe angajat sa se prezinte la locul de munca, trebuie tinut cont ca natura lor poate fi contagioasa. Cu alte cuvinte, obligarea angajatului bolnav sa se prezinte la birou ii expune pe ceilalti membri din echipa la riscul imbolnavirii. Astfel, in loc sa acordati un singur concediu medical, veti fi nevoit sa scuzati mai multi membri pe motiv de boala. Acest fapt obliga alte persoane sa preia din sarcinile echipei, lucru care ar putea genera nemultumiri.
- Probleme pe fond emotional
Depresia, anxietatea sau chiar atacurile de panica se numara printre bolile secolului modern. Afectiunile acestea pot avea radacini in evenimente traumatizante din trecut sau dintr-o gestionare deficitare a nivelului de stres. Din aceste motive, angajatii sunt tentati sa ceara concedii medicale sau pauze prelungite de odihna dedicate recuperarii.
1.1.Absenta nejustificata la locul de munca – cum se calculeaza rata absenteismului nemotivat?
Rata absentei nejustificate la locul de munca poate fi determinata in functie de o serie de factori precum: numarul de zile in care s-a lipsit, motivele asociate absenteismului (concediu medical, absente nemotivate etc.) si numarul de zile lucratoare dinsponibile in perioada pentru care se efectueaza calculul. Mai departe, se va imparti numarul de zile in care s-a lipsit nemotivat la numarul de zile lucratoare disponibile.
Nota! Rata de absenteism de pana la 2% este considerata normala.
2. Absenta nemotivata la locul de munca, de la cauza la solutii pe termen lung – cum poate fi descurajat fenomenul?
Dupa analiza punctului anterior devine tot mai clar ca absenta nemotivata la locul de munca poate fi inteleasa drept un fenomen justificat in anumite contexte. Din fericire, oricarei probleme ii este dedicata o solutie pe masura, indiferent de gravitatea situatiei, iar absenteismul constant la locul de munca nu face exceptie de la aceasta regula.
- Stabilirea unui raport privind concediile si evaluarea prezentei angajatilor
Garantia unei echipe prezente pe termen lung incepe cu o politica riguroasa de organizare a concediilor, precum si a repercusiunilor in caz de absente nemotivate. Fiecare firma trebuie sa opteze pentru o modalitate potrivita prin care sa fie analizata prezenta si semnalizata absenta excesiva inainte ca aceasta sa devina o stare de fapt. In momentul in care lucratorul asiatic lipseste de la munca, angajatorul este obligat sa verifice motivele. Absenteismul nemotivat ii ofera angajatorului dreptul de a suna la Serviciul de Imigrari si sa raporteze absenta prelungita si nemotivata de la locul de munca. In consecinta, persoanei i se va desface contractul de munca si din acel moment se afla in situatia unei sederi ilegale.
- Imbunatatirea procedurii de recrutare
Procedura de recrutare in situatii de urgenta sau efectuata superficial lasa loc riscului de a completa echipa cu oamenii mai putin potriviti. Firmele care angajeaza personal asiatic se tem ca in cateva luni lucratorii s-ar putea reprofila catre alte directii de activitate. Recutarea trebuie realizata corespunzator astfel incat sa existe garantia ca noii candidati rezoneaza cu politica firmei, obiectivul acesteia si ca sunt orientati catre o colaborare pe termen lung.
- Leasing-ul de personal
Exista acele situatii in care firmele se confrunta cu o fluctuatie masiva de personal. Lipsa unei echipe complete obliga angajatorul sa delege sarcinile celorlalti oameni ramasi in echipa, iar aceasta masura poate conduce pe termen lung la suprasolicitare si extenuare. O idee pentru evitarea unui colaps la nivel de echipa este leasingul de personal (angajarea temporara a unui lucrator extern).
Solicită Leasing de personal acumSolicită Leasing de personal acum
- Angajarea intregii echipe in activitati comune
Activitatile comune, team buildingurile sau iesirile in weekend la distractie sunt menite sa apropie oamenii, astfel incat sa se cunoasca si in medii mai putin oficiale, dincolo de granitele biroului.
- Asigurarea suportului necesar in cazuri delicate
Daca un angajat lipseste din motive precum: doliu, boala in familie sau probleme de sanatate mintala (stres cronic, depresie etc.), atunci este indicat sa i se ofere suport material si moral din partea conducerii si a intregii echipe. Sprijinul il va ajuta sa se recupereze mental mai repede dupa necaz si sa continue activitatea in mod eficient. De asemenea, daca angajatul urmeaza un tratament psihiatric, terapie pentru combaterea depresiei, gestionarea stresului, depasirea unei traume recente sau altele asemenea, atunci i s-ar putea acorda zile libere suplimentare sau posibilitatea de a benefica de un program de munca flexibil.
- Dificultati privind transportul la locul de munca
Absenta nemotivata la locul de munca implica si desele intarzieri. Acest lucru poate fi o consecinta a transportului problematic de la domiciliul angajatului pana la firma. Personalul asiatic beneficiaza de cazare din partea firmei, dar sunt cazuri in care locul de munca se afla la distanta de locul in care persoana este cazata.
Pentru a preveni pe viitor alte disensiuni intre manager si personal, ar trebui dezbatute motivele care fac transportul sa devina o provocare in fiecare zi. In functie de situatie, partile pot cadea de acord asupra unor masuri benefice pentru ambele tabere. De exemplu, angajatul poate avea posibilitatea sa lucreze de la domiciliu sau in regim hibrid. Se poate recurge la solutia programului flexibil sau la decontarea transportului, dupa caz. In cazul muncitorilor asiatici cazati la distanta fata de locul de munca, angajatorul trebuie sa deconteze sau sa asigure transportul acestora pana la punctul in care isi desfasoara activitatea. Angajatori le pot pune la dispozitie masini sau autobuze, ori sa asigure abonamentele la transportul in comun.
- Recompensarea meritelor
Asa cum s-a specificat anterior, multi salariati se simt stimulati de alti factori la locul de munca, dincolo de aspectul financiar. Cu alte cuvinte, oamenii sunt motivati sa-si respecte contractul de munca prin prisma criteriilor de natura personala, cea salariala nemaifiind singura prioritate. Este important ca oamenii din echipa sa se simta respectati si apreciati pentru efortul depus. Meritele pot fi recunoscute atat verbal, cat si cu ajutorul unor bonificatii, prime sau facilitati speciale.
Pentru a-i oferi angajatului ceea ce are nevoie ar trebui facuta o evaluare a situatiei sale, iar in functie de rezultat ar trebui sa fie oferite si recompensele. Oamenii provin din medii diferite, deci asteptarile lor difera. Un angajat cu copii la scoala ar aprecia sa primeasca un abonament pentru o scoala privata, iar o persoana care urmeaza un regim de viata mai special s-ar bucura de un abonament la sala pe cateva luni.
Trebuie avute in vedere si orele suplimentare lucrate, activitatea in zilele de sarbatori legale sau situatiile in care angajatii au preluat sarcinile colegilor care au lipsit. Faptul de a trece cu vederea sacrificiile facute de membrii echipei ii incurajeaza pe acestia sa caute respectul pentru timpul si munca lor chiar la concurenta. Daca vorbim despre muncitorii din Asia, acestia vor putea fi retinuti pe termen lung daca orele suplimentare pe care sunt dispusi sa le munceasca sunt rasplatite.
3. Absenta motivata de la locul de munca poate genera efecte pozitive pentru activitatea firmei – care sunt acestea?
Absenta motivata la locul de munca nu vizeaza doar concediile autorizate sau zilele libere oferite de stat, ci priveste acele situatii in care angajatul are nevoie de o pauza pentru a-si imbunatati performatele. Poate fi vorba despre incurajarea zilelelor libere periodice, urmarea unor cursuri de pregatire pe o perioada determinata in locul orelor de munca si lista continua. Cert este ca absenteismul justificat la locul de munca este binevenit atat pentru cresterea productivitatii muncii, cat si pentru eficientizarea efortului depus de angajat.
- Programe de training si de coaching
Omul secolului modern are permanent nevoie sa avanseze in cariera. Personalul poate fi motivat sa paraseasca actualul job atunci cand simte ca orizontul profesional este lipsit de oportunitati. In consecinta, companiile ar trebui sa evalueze permanent evolutia fiecarui angajat si sa-i puna la dispozitie programe de dezvoltare dedicate diverselor domenii de munca pentru personalul asiatic. Angajatii asiatici sunt un bun exemplu prin adaptabilitatea lor extinsa de a se incadra pe aproape orice post. Aceasta deschidere ar trebui incurajata prin implicarea lucratorului la cursuri de avansare pentru dobandirea unor noi abilitati si a unor performante marite.
- Paid sick leave
Aceasta practica este un exemplu de absenta motivata de la locul de munca. Paid sick leave inseamna ca angajatul este lasat sa lipseasca o zi de la munca in cazul in care nu se simte bine. Evident, ziua respectiva este platita. Poate fi vorba de o simpla stare de oboseala, moleseala sau epuizare dupa o perioada solicitanta pentru firma. Respectarea acestei masuri ar putea face o diferenta substantiala fata de alte companii, deoarece in Romania aceasta practica nu este prea des intalnita.
Atenuarea absentei de la locul de munca este un proces de lunga durata. Chiar si prin aplicarea masurilor mentionate anterior, nu sunt excluse cazurile comune de absenteism. Este ceva normal ca oamenii sa fie coplesiti de stres, de boala sau sa aiba nevoie de timp suplimentar cand cineva apropiat are nevoie de ajutor. Cu toate acestea, disciplina la locul de munca prin evaluarea absentelor nejustificate si aplicarea politicilor necesare compun solutia apta sa mentina un climat favorabil dezvoltarii unei echipe multumite pe termen lung.
